회사 자료를 넣어도 될까요? AI 도입 회의에서 먼저 물을 것

시연이 끝난 뒤 남은 질문

이런 도입 회의를 가정해 봅시다. 영업팀은 AI로 제안서 초안을 만들고 싶습니다. 공개된 상품 설명으로 시연할 때는 반응이 좋았습니다. 그런데 실제로 쓰려면 고객 이름이 적힌 상담 기록과 아직 발표하지 않은 가격표를 넣어야 합니다. 재무 담당자가 “그 자료는 어디로 가는 건가요?”라고 묻자 회의가 멈춥니다.

이때 필요한 답은 “안전합니다”라는 한마디가 아닙니다. 어떤 자료를 써도 되는지, 회사 밖에서 처리되는 부분이 있는지, 공급사나 협력사가 자료를 볼 수 있는지 설명할 수 있어야 합니다. 구매 담당자가 기술을 모두 이해할 필요는 없습니다. 우리 자료에 어떤 일이 일어나는지 구체적인 말로 확인하면 됩니다.

시연용 문서가 잘 요약됐다고 해서 실제 고객 자료까지 맡겨도 되는 것은 아닙니다. 둘을 한꺼번에 승인하려 하지 않아도 됩니다.

자료를 한 덩어리로 넘기지 않기

먼저 어떤 자료를 써 보려는지 책상 위에 펼쳐 놓고 종류별로 나눠 봅니다. 이미 공개한 상품 안내와 고객별 계약 조건은 같은 방식으로 다루기 어렵습니다. 담당자가 참고만 할 문서인지, 고객에게 나갈 답변의 근거인지도 구분해야 합니다.

공급사에는 실제 문서의 종류를 알려 주고 물어보세요. 자료와 대화 기록은 어디에 남는지, 어떤 사람이 볼 수 있는지, 계약이 끝나면 어떻게 정리하는지 말입니다. 다른 서비스를 함께 사용하는 경우라면 그쪽에 전달되는 내용도 확인합니다. 설명이 모호한 부분은 도입 전에 글로 답을 받아 두는 편이 좋습니다.

시험 단계에서는 공개 자료나 사용 허가가 정리된 자료만으로 시작할 수도 있습니다. 단, 민감한 내용을 뺀 시험만으로 실제 업무의 모든 조건을 확인한 것은 아니라고 기록해 둡니다. 검토가 끝나지 않은 자료는 편의를 위해 먼저 넣지 않습니다.

답을 내보낼 사람까지 정해야 합니다

자료를 맡길 범위가 정해져도 책임은 남습니다. AI가 만든 제안서에 잘못된 가격이 들어갔다면 누가 발견하고 고칠까요? 고객에게 보내기 전에 확인할 담당자와 애매한 질문을 넘겨받을 사람을 정해 두세요.

회의 끝에는 복잡한 보고서보다 짧은 합의문이 유용합니다. 이번에 사용할 자료, 제외할 자료, 결과를 검토할 담당자, 아직 답을 받지 못한 질문을 남깁니다. 공급사의 설명을 실제 이용 조건과 대조할 사람도 정해 두세요. 그래야 다음 회의가 같은 질문으로 되돌아가지 않습니다.

CLU Agent Platform의 업무용 에이전트 소개를 볼 때도 이 질문들을 함께 적용해 보세요. 기능 목록을 읽는 데서 그치지 않고 우리 회사가 맡길 수 있는 업무를 좁히는 데 도움이 됩니다. 검토할 자료와 업무 범위를 정리하고 싶다면 도입 상담에 기밀 자료를 제외한 업무 개요를 남겨주세요.